Giải pháp thông minh để cắt giảm chi phí nhân sự

Chi phí từ hàng hóa tăng cao tiếp tục gây áp lực lên lợi nhuận của nhiều nhà hàng, quán bar và điều đầu tiên mà nhiều chủ nhà hàng nghĩ đến là cắt giảm chi phí lao động để giảm đi chi phí chung. Thông thường, động thái mặc định của họ là cắt giảm số lượng nhân viên hoặc cắt giảm giờ làm việc của mỗi nhân viên nhưng làm thế nào để cắt giảm một cách hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ?

Câu trả lời tốt nhất chính là lên lịch làm việc một cách khoa học hơn hay nói cách khác là việc sắp xếp, bố trí lượng nhân viên trong ca chính và ca gẫy tùy thuộc vào giờ làm việc nhà hàng, quán bar của bạn.

Trong một cuộc khảo sát gần đây với đối tượng thu thập thông tin là chủ các cửa hàng thuộc những chuỗi cửa hàng, nhà hàng trên toàn quốc, các nhà nghiên cứu trường Đại học Chicago gồm có Julia Henly và Susan Lambert đã thống kê lại rằng họ thích thuê những người lao động với giờ giấc linh hoạt hơn, có thể sẵn sàng nhận ca làm việc hay nhả ca bất cứ thời điểm nào. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu nói rằng, đấy là những gì họ mong đợi nhưng trên thực tế khó mà có thể tuyển được những nhân sự kiểu vậy thì họ không chỉ ngồi ở nhà chờ đợi công việc từ một nhà hàng nào đó; đương nhiên, có thể họ sẽ còn phải trả giá đắt về sự vắng mặt đột xuất của nhân viên nào trong ca.

Hơn một nửa trong số chủ nhà hàng nhận được bảng khảo sát của Henly và Lambert cho biết: “Việc không nhận được đủ giờ làm việc chỉ là lý do đứng thứ hai, sau số tiền lương họ nhận được cho việc họ rời khỏi nhà hàng”. Lập kế hoạch làm việc cho từng nhân viên, sử dụng ca gẫy, ca chính đan xen chính là yếu tố quan trọng giúp bạn vừa đảm bảo lượng công việc được hoàn thành, không làm ảnh hưởng đến nhân viên đồng thời cắt giảm chi phí lao động như mong muốn.

“Với nhu cầu ngày càng tăng về thời gian cũng như “ví tiền”, nhiều nhân viên xem chuyện xếp lịch chu đáo là một hình thức đền bù xứng đáng của nhà hàng cho những ngày làm việc mệt mỏi hay trả chậm lương, đó là một lợi ích hữu hình khi số giờ làm việc được chuyển đổi ra lương”, Lisa Disselkamp, ​​Giám đốc nhân sự Virginia Athena cho biết.

Áp dụng công nghệ là giải pháp hiệu quả để họ sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên một cách nhanh chóng. Nhiều chủ nhà hàng sử dụng hệ thống phân tích tự động khối lượng công việc mỗi ngày, số nhân viên cần có trong ca để giải quyết hết lượng công việc đó rồi mới phân chia lịch làm việc cụ thể. Điều này sẽ dần rút ra trong quá trình kinh doanh nhà hàng hay quá trình làm việc của nhân viên khi bạn biết được ai làm tốt, ai làm không tốt để điều chỉnh ca làm một cách phù hợp nhất, tận dụng tối đa những nhân viên giàu kinh nghiệm, đôi khi nó giúp bạn giảm được số tiền thuê 1 nhân viên khác trong cùng một ca đó; đương nhiên, bạn cũng cần phải thưởng cho nhân viên kia như một phần quá khích lệ tinh thần làm việc.

Trong khi đó, Peter Riggs, phó chủ tịch bộ phận kinh doanh của Idaho, cơ sở Pita Pit lại bổ sung thêm một ý kiến về việc phân bổ lịch làm cho nhân viên. Anh cho biết có khoảng 180 địa điểm ăn uống trên toàn quốc nhận biết nhu cầu làm việc của nhân viên qua tinh thần làm việc cũng như sở thích qua việc nói chuyện thường xuyên với nhân viên. Ai là người cần tăng ca? Ai là người trong tháng này không vướng bận gì chuyện học hành, gia đình,..? Tại Pita Pit, nhân viên được khuyến khích gửi yêu cầu đến quản lý để nhận thêm giờ làm việc. Hệ thống cũng cho phép quản lý xử lý tốt trường hợp một ngày nào đó nhu cầu cần giảm đột ngột số lượng nhân viên. Riggs nói: “Thay vì hỏi để đấu tranh giữa các nhân viên xem ai là người ở lại, ai là người ra về, chúng tôi hỏi có ai muốn đi về nhà sớm lúc này không?”.

Bạn có thể sắp xếp nhân viên phù hợp theo từng ca chứ không cần nhất thiết phải dồn toàn bộ nhóm nhân viên hay cá nhân nào đó làm nguyên một ngày. Sắp xếp lịch chéo là một lựa chọn khôn ngoan, là cách hiệu quả để cân bằng nhu cầu của nhà hàng cho nguồn nhân sự thêm linh hoạt và nhu cầu của người lao động trong nhiều giờ ổn định hơn. Chẳng hạn như nếu hôm nay trời mưa, bạn sẽ cần nhiều người vận chuyển (shipper) hơn mọi ngày vì dự kiến lượng khách hàng sẽ ở nhà đặt hàng nhiều hơn thay vì họ đến tận cửa hàng, khi đó đầu bếp có thể đảm nhận luôn vị trí giao hàng hoặc cắt giảm nhân viên phục vụ. Bạn cần linh hoạt trong việc bố trí, phân công vị trí công việc để đạt được hiểu quả cao nhất có thể mà chi phí bỏ ra không quá cao so với mức cho phép.

Một điều nữa bạn cần lưu ý, Henly và Lambert viết trong nghiên cứu của họ, chủ nhà hàng cần gửi bảng sắp xếp công việc cho nhân viên ít nhất 1 tuần trước khi bắt đầu một tháng làm việc mới (nếu như phân công công việc theo tháng) hoặc ít nhất 2 ngày (nếu như phân công công việc theo tuần) để đảm bảo nhân viên xem xét và xin cắt ca, thay đổi giờ làm phù hợp với thời gian của họ, tránh xin nghỉ đột xuất gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Theo thống kê, khoảng 80% lịch trình công việc của nhà hàng được giữ nguyên tháng này qua tháng khác. Điều nay cho phép nhà quản lý xây dựng một lịch trình khá ổn định và ít bị ảnh hưởng bởi người lao động, bởi lẽ nếu thiếu nhân viên ở vị trí nào thì họ có thể bổ sung, tuyển mới ngay lập tức nên gần như lịch làm việc không có gì thay đổi.

Để làm cho lịch trình nhanh hơn, dễ dàng hơn và hiệu quả hơn, các nhà nghiên cứu khuyến cáo rằng các công ty nên bỏ qua những thao tác “nguyên thủy” như trên giấy hay sử dụng bút viết, bảng tính Excel là công cụ đơn giản hữu hiệu nhất. Gần đây, hệ thống quản lý trực tuyến mới được ra mắt bởi South Carolina, dựa trên nền tảng phần mềm bởi PeopleMatter dành riêng cho các nhà quản lý cho phép họ viết, điều chỉnh lịch trình và tương tác với các nhân viên trong thời gian thực với chỉ “một cú nhấp chuột”, đương nhiên cùng với khoản phí hàng tháng cho mỗi đơn vị khoảng từ $50 đến $150 mỗi tháng.

Hiệu quả của nó đạt đến 90% để sắp xếp gần như hoàn thiện số lượng nhân viên khớp với khối lượng công việc mà không phát sinh bất cứ trường hợp chuyển ca, cắt ca nào không mong muốn.

Tuy nhiên, với những nhà hàng, quán bar quy mô nhỏ, Excel có lẽ vẫn là phần mềm thiết thực nhất. Hãy vận dụng những điều bài viết này cung cấp để giảm thiểu chi phí lao động một cách hiệu quả.