Kinh doanh nhà hàng, kiểm soát bộ phận thu mua như thế nào?

Trong kinh doanh nhà hàng, bộ phận có nhiều tiêu cực và làm đau đầu các nhà quản lý nhất chính là bộ phận thu mua, từ khâu tìm kiếm nhà cung cấp, quản lý chất lượng hàng hóa đến giao hàng, giá cả, mối quan hệ… Vậy các nhà quản lý nhà hàng cần kiểm soát khâu mua hàng như thế nào?

Hãy cùng kinhdoanhnhahang.vn điểm qua các Quy chế kiểm soát mua hàng.

QUY CHẾ KIỂM SOÁT BỘ PHẬN THU MUA

Quản lý nhà cung cấp:

– Mỗi mặt hàng phải có ít nhất 3 nhà cung cấp để đánh giá và khi mua hàng phải theo thứ tự ưu tiên nhà cung cấp theo 1,2,3.

– Đối với các mặt hàng thực phẩm mua thường xuyên, hay tăng giá thì phải có ít nhất 5 nhà cung cấp và phải có ít nhất hai nhà cung cấp theo từng lĩnh vực chợ, siêu thị, công ty.

– Việc mua hàng từ bất kỳ nhà cung cấp nào (kể cả đã được duyệt) phải được giám đốc duyệt trước.

– Phải đảm bảo nguyên tắc chứng từ đối với hoá đơn VAT.

Quản lý chất lượng hàng hoá:

– Bộ phận sử dụng chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng hàng hoá do nhà cung cấp giao. Do vậy nếu nhà cung cấp giao hàng không đúng chất lượng thì phải ghi biên bản thông báo cho nhà cung cấp chậm nhất là 1 ngày kể từ thời điểm giao hàng.

Quản lý giá cả:

– Nhà cung cấp phải đảm bảo giá cả được giữ ổn định hàng tháng (cam kết trong hợp đồng).

– Tất cả hàng hoá nếu tăng giá phải được Giám đốc duyệt giá từ trước, nếu không duyệt giá thì sẽ chỉ tính theo giá cũ đối với số lượng hàng đã nhập => thể hiện trong hợp đồng và quy chế mua hàng.

– Hàng tháng hoặc khi phát sinh tăng giá, nhân viên mua hàng phải khảo sát giá thị trường 2 lần/tháng. Địa điểm khảo sát gồm: giá chợ, siêu thị, giá công ty…Nhân viên mua hàng phải báo cáo chênh lệch giá cả cho Giám đốc chậm nhất 3 ngày kể từ ngày quy định khảo giá.

Giao hàng:

– Tất cả phiếu giao hàng phải có chữ ký của bên giao hàng, bên nhận hàng và kế toán hoặc nhân viên bảo vệ (nếu ngoài giờ HC). Quy định này phải được ghi rõ trong hợp đồng với nhà cung cấp.

– Hàng hoá phải đảm bảo đúng số lượng và chất lượng.

– Mọi hàng hoá phải có tiêu chuẩn rõ ràng và kế toán phải được huấn luyện các tiêu chuẩn để có thể kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng hoá khi giao hàng (chỉ áp dụng cho hàng hoá là các loại thực phẩm tươi sống).