Lời khuyên từ những chuyên gia tài chính dành cho chủ nhà hàng

Hầu hết mọi người không kinh doanh nhà hàng vì muốn được sở hữu nó mà họ làm vậy vì những lý do khác. Một số yêu thích nấu ăn, một số thích gặp gỡ và làm quen với nhiều người; số khác lại muốn có những trải nghiệm ăn uống khó quên tại chính nhà hàng của mình. Tuy nhiên, dù theo bất cứ lý do nào thì một nhà hàng không thể thành công nếu như không có nền tài chính vững chắc.

Jeremy Threat là Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị tại Vine Solutions, một công ty cung cấp dịch vụ kế toán và tư vấn tài chính cho gần 200 nhà hàng lớn nhỏ. Nhóm của ông không chỉ theo dõi các thông tin tài chính cho khách hàng mà còn giải quyết và chuyển nó thành các hành động cụ thể để giữ cho doanh số bán hàng và chi tiêu trong tầm kiểm soát.

“Tôi làm việc cho Thomas Keller Restaurant Group trong 5 năm và một trong những vấn đề tôi sẽ nghe liên tục là sở hữu. Chúng tôi tin tưởng rằng những gì chúng tôi nói với chủ nhà hàng cũng là những gì họ muốn nghe. Chúng tôi có những mối quan hệ tuyệt vời này vì chúng tôi làm việc rất chặt chẽ với các chủ nhà hàng và chúng tôi đang được trả tiền vì chúng tôi muốn được bảo vệ họ và nhà hàng của họ”.

Chúng tôi hỏi Jeremy để ông chia sẻ một số thông lệ kế toán tốt nhất của mình cho các nhà hàng: chi phí kiểm soát, lập ngân sách, theo dõi dữ liệu và hệ thống quản lý.

Chi phí kiểm soát

Giữ giá vốn dưới 63% tổng chi phí của bạn. Một nhà hàng điển hình vẫn có thể hoạt động rất tốt nếu như giá vốn nằm trong khoảng 58 – 62%. Đó là sự kết hợp của tổng số lao động (bảng lương, trợ cấp, bảo hiểm,…) và tổng chi phí bán hàng (thực phẩm, rượu, bia, hàng hóa,…). Nếu các nhà hàng đang hoạt động ở mức trung bình, đó có thể là là 60 – 62% giá vốn; bất cứ điều gì chiếm trên 63% đồng nghĩa với việc nhà hàng đó đang hoạt động không hiệu quả.

Giá vốn có thể là vấn đề của tất cả các nhà hàng vì quá nhiều tiền được chi cho lao động và chi phí bán hàng.

Duy trì chi phí kiểm soát ở mức 10 – 12%. Chi phí kiểm soát thường bao gồm vật tư, dịch vụ bên ngoài, sửa chữa và bảo trì, tiện ích, du lịch và vui chơi giải trí, các đồ vật nhỏ và các bữa ăn miễn phí. Chi phí này thường bị các nhà hàng xem nhẹ nên dễ mất kiểm soát, nhất là với vấn đề vật tư. Nhưng nếu giá vốn và chi phí giảm, đương nhiên, một doanh nghiệp có thể hoạt động rất thành công.

Tìm ra nơi bạn cung cấp. Nếu mục tiêu của bạn là trở thành một nhà hàng  sở hữu sao Michelin, một số khía cạnh của kinh doanh có thể là ưu tiên lớn hơn và có mức chi phí cao hơn. Thomas Keller đề cao tiêu chuẩn cho một nhà hàng sạch sẽ và phục vụ khách hàng chuẩn mực do đó họ dành nhiều thời gian hơn vào việc làm sạch nguồn nguyên liệu và tập trung trong bất cứ hành động nào khi giao tiếp với khách hàng.

“Đó là sự cho và nhận”, ông nói. “Nếu bạn muốn chi phí thức ăn của bạn cao hơn nhưng chi phí rượu vang của bạn giảm xuống hoặc việc giảm lao động thì những gì bạn cần làm là tìm mọi cách để bù đắp chi phí đó”.

Hãy chủ động, không phản ứng. Tại các nhà hàng, việc nhận kết quả vào cuối tháng 1 hay tháng 2 là điều không hiếm gặp, tuy nhiên trong nhiều trường hợp đó lại là quá muộn. “Nếu có một vấn đề lớn, bạn có thể mất một tấn tiền để đổi lại sự nhanh chóng hơn và chính xác hơn”, Jeremy nói. Bởi vậy việc phân phối thông tin kịp thời cho cả chủ sở hữu và người quản lý nhà hàng hằng này là cực kỳ cần thiết.

Ngân sách

Hãy tìm đến một chuyên gia giúp giải quyết các vấn đề ngân sách và dự báo cho bạn. Kinh doanh nhà hàng trong những năm đầu tiên thường gặp vấn đề trong việc dự đoán doanh số.

“Không có gì tồi tệ hơn khi chúng ta để khách hàng và nhà đầu tư kỳ vọng quá cao nhưng lại không đáp ứng được trong những năm đầu tiên”

Sử dụng ngân sách của bạn có hiệu quả. Jeremy làm việc với các nhà hàng để phát triển ngân sách và sử dụng chúng theo thời gian, điều này cũng có nghĩa là chuyển phần ngân sách thành các hành động rõ ràng. Ví dụ, nếu bạn có $1,500 mỗi tuần, bạn cần phải có lịch trình cụ thể để sử dụng ngân sách đó hợp lý, những bù trừ ngân sách để không bị thâm hụt. Thông thường, các chủ nhà hàng tạo ra những giả định và điều chỉnh trên sở thích thay vì sử dụng dữ liệu có sẵn trong lịch sử và thông tin tài chính để lập kế hoạch của họ.

Định hình tài khoản cụ thể cho thời gian đầu. Ba tháng đầu tiên của doanh nghiệp có xu hướng giống như một “tuần trăng mật” cho các nhà hàng, với doanh số cao. Quan trọng hơn, thời kỳ này, bạn cũng đang cố gắng tìm kiếm những người phù hợp với nhà hàng của bạn có thể là đối tác, nhà cung cấp hay khách hàng. Chi phí lao động có thể là vấn đề phát sinh lớn và dễ bị “thổi phồng” trong thời kỳ này. Jeremy thực sự khuyến cáo việc tuyển nhiều nhân viên trong vài tháng đầu tiên để không gây ảnh hưởng cho nhà hàng khi chưa cung cấp được dịch vụ tốt nhất.

Xem xét thời gian bữa ăn khác nhau. Hầu hết các nhà hàng chỉ mở cho một khoảng thời gian bữa ăn nhất định. Họ sẽ mở cho bữa ăn tối, sau đó mở cho bữa ăn trưa sau đó. Từ góc độ ngân sách, sự pha trộn bán hàng mà bạn nhìn thấy trong một thời gian sẽ khác nhau. Hãy chắc chắn là bạn dự trù ngân sách cho vài tháng đầu tiên của doanh nghiệp để điều chỉnh doanh số kết hợp với các giai đoạn bữa ăn thích hợp. Theo Jeremy, vấn đề là các nhà hàng không cung cấp đủ thời gian. Họ hầu như luôn luôn bắt đầu giai đoạn thứ hai bữa ăn ít nhất một tháng sau so với dự đoán trước, mà có thể ném nó ra khỏi ngân sách trong quý và thậm chí cả năm.

Dữ liệu và hệ thống

Hãy chú ý đến các xu hướng. Theo dõi báo cáo thu nhập hằng ngày/hằng tuần thôi cũng chưa đủ, bạn cũng cần phải nghiên cứu các xu hướng cụ thể trong doanh số bán hàng của bạn. Ngoài trung bình hàng tuần, bạn nên nhìn vào thanh kiểm tra trung bình, bữa trưa và bữa tối hay từ tuần này sang tuần khác. Bạn cũng nên nhìn vào các thành phần thực phẩm trong bữa ăn tối trung bình, cũng như rượu vang và bia. “Dữ liệu này là rất quan trọng bởi vì nó có thể giúp bạn xác định điều bạn có thể không thường thấy”, Jeremy nói.

Khi làm việc với một khách hàng, anh nhìn thấy rằng thành phần rượu vang của họ đã giảm 50 cent cho mỗi khoảng thời gian cụ thể trong vài tháng qua, trong khi những nhà hàng tương tự khác trong khu vực đã ở mức ổn định. Giám đốc rượu tiết lộ rằng anh ta vừa mới thay đổi danh sách rượu vang từ phiên bản giấy sang phiên bản bìa. Tuy nhiên, điều này đã tạo ra những hiệu ứng ngược với doanh số bán hàng vì nó là quá trang trọng và hoành tráng. Họ đã thay đổi trở lại phiên bản giấy và doanh số bán rượu tăng trở lại lên.

Nắm giữ trình tự hóa đơn. Nó có vẻ đơn giản, nhưng rất nhiều sự khác biệt giữa ngân sách của các nhà hàng phát sinh do sự kiểm soát hóa đơn; nhà hàng không có một hệ thống nhận hoá đơn, do đó, họ hay bị nhầm lẫn và mất phương hướng. Mỗi số hoá đơn phải có trên bảng kế toán của bạn. Bạn cần một hệ thống chặt chẽ để quản lý đống giấy tờ này.

Giữ hàng tồn kho chính xác và nhất quán. Tương tự như vậy, nhiều nhà hàng nhìn thấy sai sót trong chi phí của họ về bán hàng vì họ không hiểu làm thế nào để kiểm kê một cách chính xác. Hàng tồn kho có thể bị thiếu sót qua mỗi ngày,hoặc là đầu vào hoặc đầu ra, và điều đó sẽ gây ra biến động trong chi phí thức ăn.

“Nếu đó là một hiệu ứng có thể nhìn thấy thì bạn nên có cách giải quyết với việc quản lý hàng tồn kho và hóa đơn yếu kém”, Jeremy nói. “Nếu điều đó đã có sự nhất quán cao, bạn nên nghĩ đến việc kiểm soát khẩu phần, chất thải, hay những điều tương tự như thế”.

(Nguồn: Openforbusiness.opentable)